העיתון האלקטרוני לתדמית ושפת גוף
העיתון האלקטרוני לתדמית ושפת גוף
 



ציפי גלזר
כל הישיבה עשר
מאת: ציפי גלזר



על משקל הפרסומות שהציפו את המדינה ולא הותירו כל מקום לדמיון, המטרה שהצבנו לעצמנו היא לסכם בסוף הארוע - כל הישיבה עשר. לזה נוכל להגיע רק אם נאמץ וניישם את כללי הישיבה המנומסת, ישיבה שיש בה שיתוף, התייעצות, ומציאת פתרונות בצורה קולקטיבית.
אז יכול להיות שלא כל המדינה עשר, אבל אנחנו נתרכז בתכנון ובהכנות לישיבה שיהפכו אותה ליעילה, עניינית, ממוקדת, ללא בזבוזי זמן מיותרים. ישיבה עשר.

להלן סקירת ההכנות המומלצות:

מיקום הישיבה - במידה והישיבה נערכת מחוץ לארגון, יש להתחשב בבחירת המקום במיקומו הגאוגרפי כך שיהיה קרוב ונגיש עד כמה שאפשר למשתתפים בישיבה. יש לבדוק את נושא החניה או התחבורה הציבורית למקום המיועד.

מועד הישיבה - צריך להיקבע תוך התחשבות מרבית בלו"ז המוזמנים. לא מומלץ לקבוע ישיבות בתחילת השבוע, בסופי השבוע ובערבי חג. שעת הישיבה צריכה להיות מתחשבת, כך שהמשתתפים יוכלו להגיע בזמן וללא לחץ. כדאי לקחת בחשבון את שעות לחצי התנועה בכבישים.

הזמנה לישיבה - את ההזמנה יש להפיץ מספיק זמן מראש כדי לתת שהות למשתתפים להתכונן לישיבה. במידה והמיקום אינו מוכר למשתתפים יש לצרף מפה.
על ההזמנה להיות מנוסחת בצורה קצרה ובהירה ועליה לכלול את הפרטים הבאים: שם הישיבה, תאריך, שעת התכנסות, שעת התחלת הישיבה, שעת סיום, מיקום, נושאי הדיון ושמות המשתתפים. מקבל ההזמנה חייב לאשר את קבלתה.

חומר רקע - כדי שהמשתתפים יגיעו מוכנים יש לשלוח מראש את חומר הרקע הרלוונטי ולוודא באמצעות הטלפון שהחומר הגיע.
אם מוזמנים לישיבה משתתפים שאינם מוכרים רצוי לצרף את קורות החיים שלהם לשאר המשתתפים להכרות רקע ראשונית.

תזכורת - יומיים לפני קיום הישיבה יש לצלצל, לתזכר ולוודא שאנשים מגיעים בלווית חומר הרקע.

הכנת מקום הישיבה:

כיבוד - יש להכין פינה נפרדת לשתיה חמה עם כל המצרכים הדרושים וכוסות עם תחתיות בדוגמה אחידה. הכיבוד המומלץ הוא כזה שניתן לקחת ביד כמו עוגיות או סנדוויצ'ים קטנים (רצוי להימנע מהגשת בורקס). לישיבה ארוכה יש לדאוג לארוחה קלה.
על שולחן הישיבה יונחו קנקני מים מינרליים (למניעת העדפות) וכוסות זכוכית עם תחתיות.

סדר הישיבה - כדאי לתכנן מראש את סדר ישיבת המשתתפים כדי ליצור או למנוע קשר עין (במקרה של יריבות ידועה מראש) בין המשתתפים.
מקומות הישיבה יסומנו בעזרת אוהלי שם עליהם יכתבו שם המשתתף, התואר והתפקיד.
מנהל הישיבה ישב במיקום המתאים ביותר לשליטה בישיבה בהתאם לצורת השולחן.

איבזור על השולחן - על השולחן יונחו עטים אחידים, דפי כתיבה או תיקייה מסודרת לכל משתתף. כדאי לשים במרכז השולחן סידור פרחים שטוח.

אבזרי מצגת - יש להכין מראש את כל האביזרים הדרושים ולבדוק את תקינותם.

הכנת החדר - יש לבדוק שתאורת החדר פועלת במלואה, כדאי למזג מראש בהתאם לצורך, להציב כיסאות נוחים, לדאוג לניקיון ולפח לאשפה.

מהלך הישיבה:

עוד לפני - יש להקדיש עד כעשרים דקות לקבלת פנים. בזמן זה אנשים יחליפו אווירה, ינהלו סמול טוק, יכירו את שאר המשתתפים ויתכבדו. במהלך הישיבה לא מנומס ולא רצוי לאכול משום שזה מוריד מהריכוז. בדרך זו מאפשרים למאחרים להגיע ולהתחיל בישיבה כשכולם נמצאים.

תחילת הישיבה - תמיד בזמן שהוגדר מראש. יש לכבות פלאפונים ולהודיע על אי קבלת שיחות במהלך הישיבה. במקרים דחופים ניתן להכניס פתקים.

במהלך הישיבה - יש לאפשר הפסקות בכל שלושת רבעי שעה למשך עשר דקות למטרות שתייה, עישון או אחרות. על המשתתפים להתנהג בנימוס ולשמור על תרבות דיבור. אין להתפרץ לדברי אדם שקיבל רשות דיבור ואין לנהל שיחות פרטיות במהלך הישיבה.

סיום הישיבה - כעשר דקות לפני שעת סיום הישיבה, כפי שהוגדרה מראש, יושב הראש מסכם את הישיבה גם אם לא סיימו לדון בכל הסעיפים. במידה ונדרשת הארכת זמן עליו לבקש רשות ואישור מכל המשתתפים. במידה ולא ניתנה הסכמה להמשיך את הישיבה, קובעים תאריך נוסף להמשך הדיון.
חשוב להודות לכל המשתתפים ולסיים את הישיבה בנימה חיובית, חיוך והרגשה טובה.

סיום של הסיום - פרוטוקול הישיבה אשר נרשם במהלכה יודפס ויופץ בין המשתתפים לא יאוחר מיומיים לאחר קיום הישיבה, בליווית תזכורת לתאריך הישיבה הבא במידה ונקבע.


יישום ההמלצות שלעיל יתרום לישיבה שתנוהל באווירה חמה, רגועה, נינוחה, כך שהמשתתפים יהיו פנויים לגמרי לעסוק בעניין עצמו, והישיבה תהיה אפקטיבית כפי שנועדה להיות מראש.
ישיבה עשר - כבר אמרנו?


ציפי גלזר, התנהגות תדמיתית בעסקים ובחברה


  http://www.tadmit4u.net