העיתון האלקטרוני לתדמית ושפת גוף
העיתון האלקטרוני לתדמית ושפת גוף
 



עיצוב הרושם הראשוני של המשרד
מאת: יעל שטיינברגר



רבות דובר על חשיבות הרושם הראשוני אותו אתה משדר בעסקים, כמו גם בחיים הפרטיים. הדבר נכון גם בנוגע למשרדך. אם אתה נוהג לארח קהל (לקוחות, לקוחות פוטנציאליים, משקיעים, ספקים) אתה חייב לוודא שהם יקבלו את הרושם הנכון אותו אתה מבקש לשדר. עליך לזכור כי בעת שאתה לוחץ את ידו של האורח במפגש הראשוני שלך איתו במשרדך, הוא כבר שהה מספר דקות בממלכתך והחל בגיבוש דעתו עליך.

כשם שהרושם הראשוני שאתה נותן כאדם הוא רושם ויזואלי, כך גם נוצר הרושם הראשוני מיד בכניסה למשרד. שים לב לכל הפרטים הבאים:

button

השביל, המסדרון, חדר המדרגות ו/או המעלית המובילים אליך צריכים להיות מתוחזקים היטב, כלומר: נקיים וצבועים, עם תאורה מתאימה.

button

מה אתה מבקש לשדר בדלת? אם זו רמת אבטחה גבוהה - דאג לפתיחה על ידי זיהוי בלבד בעזרת זמזם ואינטרקום, או קוד סודי לעובדים, ללא אפשרות "התגנבות" פנימה. אם זו פתיחות שאתה מציע - ודא שהדלת נפתחת בקלות ושהשילוט דחוף / משוך קריא וברור. דאג לגישה נוחה מהדלת פנימה, הזז חפצים מהדרך.

button

בכניסה יש להציב שטיח לניגוב נעליים, בימים גשומים להניח כלי מתאים למטריות.

button

יש לחשב את מספר הממתינים הממוצע וכן את זמן ההמתנה הממוצע ולהיערך בהתאם עם אזור המתנה המצויד במתקן שתייה וחומר קריאה. יש להימנע מאזור המתנה גדול וריק שיגרום לעסקיכם להראות חלשים וכן מאזור המתנה קטן מדי שלא יספק מקומות ישיבה ויביא לאי נוחות הממתינים.

button

כדאי לאמץ המלצות מתחום הפנג שווי והסטיילינג: עציצים חיים, וילונות, תמונות מרגיעות, כלים יפים וכו'.

button

אחרי חוש הראיה, טפלו בחושי הריח והשמיעה: בדקו אם אתם חשופים לריחות לא נעימים מכיוון חדרי אשפה או נקודות ביוב. הדבר נכון שבעתיים במשרדים הנמצאים בקומות קרקע ותת-קרקעיות. רעש מתנועת התחבורה או ממפעל קרוב גם יפריעו לריכוז ויפריעו לגיבוש רושם חיובי ורגוע. ידוע שמתרגלים לאלה עם הזמן, לכן אם אתה לא שם לב אין זה אומר שהדבר לא מורגש.


היו קשובים להערות. אם מישהו מציין בפניך כי השילוט אליך אינו ברור וכי התקשו למצוא את המשרד - דאגו לטפל בכך. שים לב, הערות כאלה בדרך כלל חוזרות על עצמן ומתקבלות דרך מספר מקורות.

דלפק הקבלה
הדלפק משמש מספר פונקציות, אותן יש לאפיין על מנת להתאים דלפק אפקטיבי ומתאים.
אם הדלפק משמש את המזכירה, יש לדאוג להגבהה של כ- 40 ס"מ למתן פרטיות לשיחות טלפון ועבודה בזמן המתנת הלקוח בכניסה. ההגבהה גם תסתיר את גב המחשב ואת מעט האי-סדר שנוצר בעבודה השוטפת. "מסתור צניעות" המתחבר לקושרת שתחת השולחן צריך להיות כמעט מלא, כלומר ממשטח השולחן ועד הרצפה, ובכך יסתיר את רגלי היושב בעמדה, כמו גם את התיק שלו, סל האשפה ושלל חוטי התקשורת המסתעפים. ההגבהה תשמש גם שליחים החותמים ומחתימים בעמידה.
דלפק המשמש לקבלת קהל צריך להתאים לקבלת אורח או שניים ישובים על כסא. במקרה כזה, הקושרת יכולה להיות עד חצי הגובה (ובתנאי שחלק זה של העמדה אינו פונה לדלת הכניסה) ומורכב כ- 20 ס"מ משפת השולחן פנימה על מנת לאפשר ישיבה לאורחים ממול הפקיד/ה. ניתן לעצב דלפקים משולבים המאגדים בתוכם מענה לכל הדרישות השונות.

ואולי הכי חשוב, אך לא קשור לעיצוב ותכנון המשרד: מומלץ לשים דגש על בחירת מזכירה העונה על הדרישות האנושיות של המשרד ויודעת לקבל את פני הבאים בחיוך וברכה.


יעל שטיינברגר, מעצבת תעשייתית, מרצה בנושאי עיצוב כבסיס למכירות ושיווק.
טל: 054-5391668


  http://www.tadmit4u.net