העיתון האלקטרוני לתדמית ושפת גוף
העיתון האלקטרוני לתדמית ושפת גוף
 



גדי רוזן
כיצד למנוע קצרים בתקשורת במקום העבודה
מאת: גדי רוזן



"כמה פעמים כבר אמרתי לך?!"
מה עושים כדי למנוע קצרים בתקשורת במקום העבודה?
בראש ובראשונה מומלץ להרבות בשיחות (לא באימייל!),
ולא רק כשיש בעיה...


כמה פעמים ביקשתם משהו (או הבהרתם משהו) מעמית לעבודה שלכם, מהבוס או מכפוף לכם, והייתם משוכנעים שהבין? וכמה פעמים גיליתם שבפועל הוא אינו עושה זאת, ולא הבנתם מדוע? בדרך כלל, האדם שבו מדובר אינו עושה את הדברים הללו במכוון, כדי לפגוע בכם, אלא פשוט כיוון שהיה קצר כלשהו בתקשורת ביניכם.

קצרים בתקשורת במקומות עבודה נובעים משתי סיבות עיקריות: הראשונה היא שאנשים אינם מדברים באופן חד, ישיר, ממוקד וברור. השנייה היא, שאנשים לא יודעים באמת להקשיב. לשתי הסיבות האלה יש קשר ישיר לדפוסי התקשורת הקיימים בארגון: האם קיימות באורח קבע פתיחות וכנות שמאפשרות לדבר גם כשהכל עובד כמו שצריך?

תדירות השיחות:
תופעה נפוצה בארגונים היא, שמנהלים מדברים עם העובד רק כאשר דבר מה לא בסדר, בשל לחץ זמן וחוסר בהרגלים של שיחה תקופתית. הדבר נכון גם לעמיתים לעבודה ולא רק למנהלים מול עובדים. כאשר שיחה כזאת מתרחשת, המאזין יגיב בהתקפלות אוטומטית, פחד, התגוננות ו"נעילה" מיידית. בהקשר של יחסי מנהל-עובד, חשוב שהמנהל ימצא זמן לשוחח עם עובדיו גם כאשר הדברים עובדים כמו שצריך, וכך יגבר הסיכוי לשיחה זורמת, פתוחה ויעילה.

אם בכל זאת ישנה בעיה ומטרת השיחה היא לדון בבעיה הזאת, כדאי להתחיל שיחה ממה שכן עובד טוב ורק לאחר מכן לעבור לקושי. הדבר ייתן פרופורציה אחרת לשיחה, יאזן ויקל על הפתיחות של שני הצדדים להקשיב ולקבל את הדברים.

הגדרת מטרות השיחה:
לפני שמקיימים שיחה עם עובד, מנהל או עמית, כדאי להתייחס אליה ברצינות, ולהגדיר לעצמנו את מטרות השיחה. חשוב לשתף את הצד השני במטרות אלה בתחילת השיחה, מה שעשוי למנוע פירושים מוטעים וחששות מיותרים.

שיקוף ובדיקת המסר:
לאנשים יש נטייה לא להקשיב הקשבה מלאה באמצעות כל החושים. פעמים רבות אנו שומעים ומפרשים את הדברים באופן סובייקטיבי, שלא תמיד תואם את כוונתו של הדובר. כדי להתגבר על כך, מומלץ כי המאזין יחזור מיוזמתו על מה ששמע מהדובר, כדי לשקף את מה שנאמר ולבדוק האם הבין נכון את המסר בדיוק כפי שהתכוון אליו הדובר.
השימוש בשיקוף מעיד על הקשבה, אמפטיה וכבוד.

לא להרבות במילים:
קצרים מחוסר הקשבה קיימים במקרים בהם אדם חושב ומאמין שכבר שמע את הדברים קודם ולא צריך להקשיב כי אין מה לחדש. הדבר יכול לבוא גם ממקום של התנשאות ("מה כבר יש לי לשמוע וללמוד ממנו") ולעיתים ממקום של חוסר ריכוז, עייפות או לחץ. אמר פעם מישהו חכם, כי כדאי להמעיט בשימוש במילים כי כאשר משתמשים ביותר מידי מילים, רוב הסיכויים שלא נובן נכון.

העברת ביקורת:
רוב האנשים מנהלים שיחות של ביקורת מתוך מטרה להוריד את ערך השני ולהגביה את הערך העצמי. זו טעות לפעול כך בארגון, כיוון שהמטרות וההצלחות הן משותפות. אין מקום לתחרות אלא לשיתוף פעולה. גם אם העובד או העמית טעה וקלקל, זה לא יעזור לגרום לו להרגיש אשם. מומלץ לדבר על הטעות אך תוך הסתכלות על העתיד ומה שני הצדדים יכולים לעשות אחרת כדי שהדבר לא יחזור.

תקשורת פתוחה, ישירה וזורמת פירושה קשרים טובים יותר בין העובדים, כיוון שקשרים מתבססים על תקשורת. לאקלים ארגוני שבו קיימת תקשורת כזאת, יש קשר ישיר להתייעלות וצמיחה בארגון. השיפור בדרכי התקשורת צריך לבוא מהמנהלים המשפיעים בארגון, אשר יכולים וצריכים לפתח בעצמם את מיומנויות התקשורת, וגם בקרב עובדיהם.


גדי רוזן, מאמן משפחתי זוגי ואישי. מרצה ומעביר סדנאות בנושאי: משפחה יחסים ותקשורת. אתר "משפחתי" טל: 052-4410626


  http://www.tadmit4u.net