העיתון האלקטרוני לתדמית ושפת גוף
העיתון האלקטרוני לתדמית ושפת גוף
 



ציפי גלזר
הקרב על הזמן בעסקים
מאת: ציפי גלזר



"זמן איז מאני" - כבר אמרו חכמינו. וזמן, אכן, הוא משאב יקר ששווה לעיתים הרבה מאוד כסף. ולכן, אם אנחנו רוצים להצליח בעולם העסקי, חשוב שנדע לא לאבד זמן. ובשביל זה צריך לדעת דבר פשוט אחד: לשים גבולות. הנה כמה מקרים יום יומיים שבהם הזמן נוהג להיעלם לנו כמעט מבלי שנרגיש, אבל בעזרת כמה טיפים נוכל להתגבר על כך ולהרוויח זמן עבודה יקר.

הטלפון - מי לא חווה על בשרו שיחת טלפון מאדם שמפליג בדיבורים לא ממש מהותיים, בעוד אנחנו "על קוצים" - מתים להפסיק את השיחה, אבל לא נעים לנו לעשות זאת. לכל ה"מתחשבים" שמשלמים על כך מחיר יקר אני מציעה לקצוב מראש את הזמן שאתם מתכוונים להקדיש לשיחת הטלפון - גם לשיחות יוצאות וגם לשיחות נכנסות.

אם יש באפשרותכם ליידע את המתקשר כבר בתחילת השיחה על מגבלות זמן השיחה שלכם, עשו זאת. אם לא - לאחר שעבר בערך מחצית מהזמן שהקצבתם לשיחה, יידעו את הצד השני כמה זמן עומד לרשותכם לסיום השיחה. כך בן שיחתכם בצד השני יידע למקד את עצמו ולהגיע לעיקר, ומהר.

אם למרות כל זאת השיחה מתארכת והסיום לא נראה באופק, זה הזמן להודיע לצד השני בנימוס כי אתם מתנצלים, אך עליכם לסיים את השיחה. בנוסף, הציעו אלטרנטיבה נוספת להמשך השיחה. זו דרך מכובדת ומנומסת לסיים שיחה, שאינה פוגעת בצד השני ואף יוצרת הערכה רבה אליכם. אין ספק שהשיחה הבאה עם אותו מתקשר כבר תהיה קצרה וממוקדת יותר. כך הרווחנו גם זמן, וגם חינוך לכבד את הזמן שלנו.

פגישות יזומות - קורה לא אחת שפגישות מתוכננות מתארכות מעבר לזמן הקצוב, וזה כבר עלול לשבש את כל לוח הזמנים של המשך היום. אפשר למנוע גם מקרים כאלה, ובלי לפגוע בצד השני. כדי לעשות זאת מומלץ להצהיר מראש כמה זמן הולכת להימשך הפגישה, ולהודיע שהפגישה תסתיים בזמן שתוכנן גם אם לא הושגה המטרה לשמה נועדה. רצוי שהמזכירה שקובעת את הפגישה תיידע מראש את המשתתפים בה מהו הזמן המוקצב לפגישה.

כדי אכן לסיים בזמן את הפגישה, מומלץ להסתייע בשעון מעורר, כמו זה שקיים במרבית הטלפונים הסלולרים. כדאי לכוון את השעון שבמכשיר לצלצל במועד שקבעתם לסיום הפגישה. כך תמנעו מעצמכם הגנבת מבטים חטופים אל השעון, מבטים שעלולים לפגוע בשאר המשתתפים בפגישה. חשוב להקפיד שלמרות השימוש בשעון המעורר של המכשיר הסלולרי, מכשיר יישאר כבוי כדי שלא תופרעו על ידי שיחות במהלך הפגישה (רוב השעונים המעוררים במכשירים הסלולרים פועלים גם כשהמכשיר כבוי). ההמלצות הללו תקפות גם אם הפגישה נערכת במקום חיצוני, ולא במשרד - בבית קפה למשל.

אם הפגישה נערכת במשרד, ניתן להשתמש באמצעים נוספים שיעזרו לכם לשמור על מסגרת הזמן. את שעון הקיר אתם זוכרים? אני ממליצה לדאוג לשני שעונים כאלה בכל משרד - אחד על הקיר מול עיניו של המארח, והשני על הקיר הנגדי, מול עיניו של האורח. כך שני הצדדים יוכלו לתכנן את זמנם מול השעון.

עוד כלל שחשוב לזכור הוא סגירת דלת החדר בו מתקיימת הפגישה. האחריות לכך מוטלת על המארח, שעל-ידי כך יוצר מסר חיובי לאורח שהוא פנוי עכשיו רק אליו. במקביל, העובדים האחרים במשרד יקלטו את המסר שכעת לא ניתן להפריע לכם. מהמזכירה שלכם תבקשו לא להפריע בהעברת שיחות טלפון בזמן הפגישה (למעט במקרים דחופים ביותר), וכמובן לא לאפשר לאף אחד להיכנס לחדר.

לעיתים רבים מאיתנו נופלים ברשתו של עובד שנכנס בחטף בדלתכם "רק בשביל שאלה קצרה", מה שהופך לפגישה ארוכה, מייגעת ולא מתוכננת, שגוזלת זמן יקר. במקרה כזה אנו נדרשים לכישורי אסרטיביות וליכולת להציב גבולות ברורים בתקיפות אדיבה. אם השיחה הולכת ומתארכת מעבר לזמן שאתם יכולים להקדיש לה, נסו לראות אם ניתן לתת פתרון מיידי ומהיר לבעיה הדחופה, ואת שאר הנושאים הציעו להעלות בפגישה נוספת שתתואם מראש. הסבירו כי כך תוכלו להתייחס לנושאים האלה בכובד הראש ולא "על רגל אחת".

ישיבות - אחת הרעות החולות של בזבוזי הזמן הן הישיבות. כולם מודעים לכך, אבל אף אחד לא ממש עושה משהו בנידון. מאוד נוח לנו להיסחף ולאבד את הגבולות. האחריות למנוע זאת חלה על "מנהיג הישיבה". כן, זו לא טעות. מנהל הישיבה צריך לתפקד כמנהיג. עליו לקבוע מראש מתי מתחילה הישיבה ומתי היא מסתיימת. מומלץ שיקציב מראש זמן מסוים לפני תחילת הישיבה לאכילה, לשתייה ולהגעת המאחרים.

על מנהיג הישיבה לשלוט בזמן הדיבור המוקצב לכל אחד מהמשתתפים, ולא לאפשר למי מהם להשתלט על זמן הישיבה בדיבורים ארוכים. כדי למנוע בזבוז זמן ופיזור רב מדי, מומלץ לקיים ישיבות בפורום של עד שמונה אנשים.

על מנהיג הישיבה להקפיד לסיים אותה בזמן שנקבע מראש, גם אם לא סיימתם לדון בכל הנושאים שעל הפרק. כדי לסיים את המלאכה יש לקבוע, בנוכחות כל המשתתפים, מועד חדש להמשך הישיבה.

אי מיילים - קשה איתם וקשה בלעדיהם. הם כל כך מפתים ומושכים אותנו למחשב כמו מגנט, אך בסתר לבנו כולנו יודעים שלעיתים קרובות אנחנו מבזבזים זמן יקר בקריאה של אי מיילים. אז מה עושים? פשוט מתאפקים!

את האי מיילים הרבים שאנחנו מקבלים מומלץ לקרוא בשעות "מתות" יחסית במהלך היום ובשעות שבהן אנחנו פחות מרוכזים - שעות הצהריים, למשל. כדי להתייחס בכל זאת לאי מיילים דחופים שיש להגיב עליהם מיד, מומלץ לבקש מהמזכירה לעבור על האי מיילים עבורכם, ולסמן רק את אלה שחשוב להתייחס אליהם בדחיפות. שאר האי מיילים יידחו למועד מתאים יותר.

לסיכום:
עם מעט מאמץ ומודעות ניתן לחסוך הרבה מאוד זמן וכסף. כל מה שצריך לזכור הוא לתכנן מראש את הזמן, ליידע את הפרטנרים שלנו למגבלות ולעמוד בגבולות שהצבנו. כדאי להשתמש באמצעי העזר העומדים לרשותנו, כמו שעון הקיר והשעון המעורר במכשיר הסלולרי.


ציפי גלזר, התנהגות תדמיתית בעסקים ובחברה, אימון אישי ועסקי.



  http://www.tadmit4u.net