העיתון האלקטרוני לתדמית ושפת גוף
העיתון האלקטרוני לתדמית ושפת גוף
 



מאיר לירז
תקשורת עצמית
מאת: מאיר לירז



הצורך של המנהל בלולאה סגורה של תקשורת עצמית מתברר לאחר בחינה של כל ערוצי התקשורת האחרים והמסקנה היא שיש פעילויות-מפתח שאינן משתייכות לאף אחד מערוצים אלה. בניתוח, מתברר שאלו הן תשומות ותפוקות של המנהל עבור עצמו.

המונח תקשורת עצמית מזהה תחום חיוני ואישי זה. כמו המונח הרחב "עיבוד תמלילים" המתאר פעילויות רבות, גם "תקשורת עצמית" מתארת נהלים ניהוליים שבאופן אחר היו נותרים אקראיים ולא קשורים, אולם לאחר כינויים בתווית אחת, הם הופכים ליישות מאוחדת הניתנת לשיפור. התחומים העיקריים הם:

תשומה לשמירת מידע. הכל, החל מחומר שאתה קורא ורושם הערות לגביו ועד ישיבת מדיניות שאתה מקליט. האופן בו תשומה זאת נוצרת ונשמרת זמינה היא המפתח לשימושיותה.

הצבה עצמית של מטלות. אתה רושם לעצמך הערה על פתק: "להיפגש עם אורי שם-טוב כדי לשוחח על ההזמנה של ריבלין".

דו-שיח פנימי. רוב המנהלים מודעים להיבט "השיחתי" של קבלת החלטות. אמנם רק מעט מנהלים מדברים עם עצמם, אבל הערכת אפשרויות היא בדרך כלל ענין בו אתה מפרט לעצמך את היתרונות והחסרונות של החלופות. זהו דו-שיח פנימי מתמשך המסתיים כאשר אתה מגיע להחלטה.

איזכור עצמי. אתה רושם לעצמך ביומן: "לשלוח תזכיר לבקרת מלאי בנוגע לנקודות הזמנה חדשות".

הפקת רעיונות. היבט זה של תקשורת עצמית יכול להיות אחת הפעילויות החשובות ביותר שלך. אתה זקוק לרעיון: "הבלגן במחסן מעכב את השירות ללקוחות. חייבים להכין תוכנית לארגון מחדש לפני סוף החודש". כרגע רשמת לעצמך הערה לחשוב על הבעיה עד לתאריך מסוים. אתה תיפגש אולי עם אחרים כדי לשמוע את דעתם, אולם החשיבה שלך - התקשורת העצמית - תעריך, תלטש ותחליט בסופו של דבר.

הזדמנויות ליישום
ברגע שתתייחס לתקשורת עצמית כאל הסתעפות ניתנת לזיהוי של רשת התקשורת שלך, תהיה בעמדה טובה יותר לנצלה בתחומים הבאים:

  השגת שיטתיות בתשומת המידע והידע לרשומות
  תיזמון עצמי
  קביעת קדימויות
  שימוש בעזרים חיצוניים למטרות זכירה
  הפקת רעיונות

דוגמאות:
1. בגיל 65, גבריאל דובדבני הוא מנהל יעיל אבל מוצא שעבודתו נפגמת עקב חוסר ריכוז ההולך ומחמיר. הרופא אומר לו שזה נורמלי לגילו, אבל הוא זועם על המטרדים וההפרעות בעבודתו. בסופו של דבר, הוא ומזכירתו מכינים שיטה לפיה הוא מציין את כל הפגישות, המועדים האחרונים, תאריכי ההתחלה של פרויקטים, שיחות טלפון או כתיבת מכתבים חשובים על נייר או מקליטם ברשמקול. את החומר הזה הוא מעביר למזכירתו המסדרת את כל הפריטים בתיק "סדרן" בסדר כרונולוגי. נוהל זה מצמצם את השיכחה של דובדבני כמעט לאפס.

רשימות מסוג זה אינן חייבות להיות מתויקות ב"סדרן". המחשב מציע עזרה רבה. יש תוכנות מחשב המספקות עזרה מקוונת. לדוגמה, בתוכניות מסוימות אפשר לתכנת צליל התראה שיזכיר למנהל על ישיבה שתיערך בעוד חצי שעה ועל המסך תופיע רשימת הפריטים שעליו להביא עימו.

2. יוכבד שחר, ראש מחלקת כוח-אדם בחברת ביטוח, מתחילה להבין שיש בעיות בתקשורת בין ההנהלה הבכירה והעובדים. היא מחליטה שבטאון חברה יגשר על הפער, אולם איזה סוג של בטאון? הידע שלה בפרסומי חברות מוגבל מדי מכדי להמשיך. היא בודקת את נסיונן של חברות אחרות בתחום, נפגשת עם עורכים מארגונים אחרים, ומנתחת את הפרסומים שלהם. בסופו של דבר היא יכולה לתאר לעצמה את סוג העיתון שיתאים ביותר לחברה שלה בה יש הרכב מיוחד של עובדים ורמות תיחכום. העיתון שיצא משלב רעיונות שלה ושל אחרים ויכלול כתבות בנושאים אישיים ונושאי החברה.

תהליך התקשורת העצמית שהיא עברה היה שימוש בתשומה כדי לבנות תחום חדש - על-ידי קריאה ופגישות עם אנשים מנוסים ומומחים - שהפך בסופו של דבר למשאב השכלי שלה: תערובת של תפיסות, נתונים ונסיון בהם יכול מוחה היצירתי להשתמש כדי להפיק רעיונות המותאמים לצרכים מסוימים.

איך ליישם
הקווים המנחים הבאים יסייעו לך לשפר את כישורי התקשורת העצמית שלך:

1. חשוב על תקשורת עצמית כפי שהיית חושב על כל ערוץ אחר, לדוגמה, כלפי מעלה עם הבוס שלך, או כלפי מטה עם העובדים הכפופים לך. זהה אותה, המחש לעצמך את השימוש שתעשה בה, ואת הנקודות החזקות והחלשות שלך.

2. השתמש בכלים ונקוט בפעולות שיכולות לחזק את המערכת. לדוגמה:

* הסתמך על תמיכת הזכרון. אפשר לזכור בדרכים שונות, החל בהערות על פתקים וכלה בהקלטות בטייפ והכתבה למזכירה. מי שרוצה לזכור לקחת דו"ח הביתה, מניח אותו בכיס הז'קט. מנהל אחר מחבר את הדו"ח למפתחות עימם ינעל את המשרד.

* תיק "הסדרן" הוא סטנדרט. מנהלים עמוסים מאד מוודאים שמנגנון התקשורת העצמית פועל כהלכה על-ידי הקפדה שהוא יהיה נגיש בכל עת. התיק מונח בהישג יד ומתעדכן כל הזמן. יש מנהלים הממנים פקיד שיעדכן את התיק ויזכיר למנהל מתי כל פעולה צריכה להתרחש.

* נצל את סוג הזכרון שלך. יש אנשים עם זכרון חזותי ואחרים זוכרים היטב משמיעה (אם אתה צריך לכתוב מילה על הנייר כדי לדעת האם היא מאויתת נכון, יש לך זכרון חזותי. אם אתה צריך לחזור על המילה בקול רם לפני שתוכל לאיית אותה, יש לך נטייה לזכרון שמיעתי). השתמש בתזכורות המתאימות לסוג הזכרון שלך.

* שוחח עם עצמך. "אני היועץ הטוב ביותר של עצמי", אומר מנהל אחד. חקירה נוספת מגלה את העובדה שהוא מציב לעצמו שאלות, נותן תשובות, שוקל אותן באופן ביקורתי ובסופו של דבר מגיע להחלטה משביעת רצון. "אינני סובל מפיצול אישיות. אני פשוט עושה באופן גלוי את מה שהרבה אנשים עושים באופן בלתי-מודע".


מאיר לירז, מחבר הספר "המדריך השלם לניהול עסק עצמאי" וספרים נוספים בתחום הניהול והעסקים. אתר: "ניהול עסק עצמאי" - עצות ורעיונות לניהול עסק.



  http://www.tadmit4u.net